Rešili ste da konačno pređete na bolji softver. Stari je odslužio svoje, ne pruža vam više dovoljno podataka, troši vam suviše vremena, nema funkcije koje vam trebaju. Odabrali ste već i naslednika, i bliži se trenutak uvođenja i početka rada na novom poslovnom softveru. Evo nekoliko saveta koji vam mogu pomoći u ovoj fazi.

Šta je najvažnije u procesu prelaska na novi softver:

Prenos podataka

Za nesmetan rad u novom softveru potrebni su vam uglavnom svi podaci koje ste imali i u starom. Prenos podataka iz starog u novi poslovni program, tzv migracija podataka, je najzahtevniji deo procesa modernizacije softvera.
Zato morate proveriti da li podaci (o artiklima, cenama, kupcima/dobavljačima, itd) mogu da se povuku – „izvezu“ iz starog programa. Ovo posebno važi za podatke o artiklima, koji su ubedljivo najobimniji.
Ako imate nekoga ko vam održava stari program, tražite mu ovu informaciju. On neće biti oduševljen ovim pitanjem jer mu to znači kraj saradnje sa vama (i zarade od vas), pa ćete uslugu izvoza podataka, ako je moguća, verovatno morati da platite. Saznajte koliko, i ukalkulišite to u troškove projekta.
Saznajte takođe i u kom formatu mogu da se izvezu podaci – najčešće je u pitanju Excel tabela, i to je u redu, jer i većina novih programa ima mogućnost da se u njih „uvoze“ podaci iz Excel tabela.

Ako međutim nemate nikoga ko vam održava stari program, tražite pomoć od firme koja vam prodaje novi softver: vidite da li oni pružaju uslugu unosa podataka (i po kojoj ceni), a spremite se i na mogućnost da sve podatke unesete ručno. Ovo poslednje jeste možda najjeftinija varijanta, ali vam je ne preporučujem: oduzeće vam mnogo vremena, i neizbežno ćete napraviti greške pri unosu.
Važno je da pitate dobavljača novog softvera za uputstva prilikom unosa podataka, i da ta uputstva ispratite; odvojte i dovoljno vremena za sve ovo. Migracija podataka traje najduže, i najstresniji je deo celog procesa. Nekada se migracija podataka završi relativno jednostavno i brzo, ali nekada traje po nedelju-dve, i više, zavisno od ažurnosti učesnika.

Obuka

Obuka u korišćenju softvera je drugi po važnosti deo ukupnog procesa. Vremenski je mnogo manje zahtevna od migracije podataka. Nemojte počinjati poslovno korišćenje novog softvera bez obuke, ma kako bili samouvereni: postoji opasnost da vi ili neko iz vašeg tima napravi greške čije bi ispravljane trajalo možda i duže od trajanja obuke. Proverite da li je cena obuke uključena u cenu softvera koji kupujete, i ako nije, koliko košta, koliko traje, zatim gde i kako se izvodi. Pošto će vam po završenoj obuci verovatno još ponešto biti nejasno, dogovorite sa dobavljačem softvera procedure kojima bi obnavljali svoje znanje.

Instalacija softvera

Dogovorite sa svojim dobavljačem softvera sledeće: da li će instalaciju softvera na vaše računare izvršiti dolazeći kod vas, ili morate da nosite računare kod njih, da li se instalacija dodatno naplaćuje, može li se izvršiti van vašeg radnog vremena (da ne bi trpeo redovan posao). Instalacije softvera, zavisno od broja računara, se završavaju u jednom, najviše dva dana.

Zaključak

Uvođenje novog softvera je veliki i važan projekat, i ovom procesu se ne sme pristupiti olako. Osim novca, odvojte dovoljno vremena (i živaca). Takođe, važno je da za sve faze procesa delegirate nekoga ko će biti direktno uključen – nemojte se oslanjati samo na dobavljača softvera. Tako ćete imati punu kontrolu nad procesom i osigurati njegov uspeh.