Postoji jedna nedoumica koju mnogi vlasnici i menadžeri trgovinskih preduzeća imaju u vezi sa korišćenjem softvera u svom poslovanju. Mnogo puta u karijeri sam čuo pitanje koje otprilike glasi ovako: „Shvatam zašto ovaj program košta koliko košta, ali ne razumem zašto moram da plaćam i ovo održavanje“. U nastavku pročitajte šta podrazumeva pojam održavanje softvera, zašto je to važno i zašto bi bila dobra ideja da svoj poslovni softver dobro održavate.

Korišćenje poslovnog softvera podrazumeva mnoge koristi koje omogućava, ali takođe i povremene probleme, kao i kod bilo kog sredstva za rad. Postoji nekoliko pojmova koje treba objasniti u vezi sa ovom temom.

Podrška
U situaciji kada vama ili vašem osoblju nešto nije jasno u vezi sa korišćenjem softvera, ili ste zaboravili kako se neka procedura obavlja, potrebno je da vam neko da uputstvo. Isto važi i za situaciju kada je neko napravio grešku u radu (pogrešan unos podataka, izdavanje pogrešne profakture/fakture itd), a ne zna kako to da ispravi. Ovakve informacije se nazivaju podrška u korišćenju softvera, a daju ih zaposleni u firmi koja vam je isporučila softver – takozvani operateri za podršku. Oni svoj posao obavljaju najčešće telefonom, ali postoje i drugi načini o kojma će biti reči dalje u tekstu.

Održavanje
Nijedan softver nije savršen i neće raditi uvek bez greške, pa ni vaš. Održavanje podrazumeva ispravljanje svih grešaka ili propusta koje su otkrivene u softveru. Takođe, u održavanje spadaju i promene koje se u vašem softveru moraju izvršiti ako dođe do promene određenih propisa ili zakona. Sve ove izmene su obaveza softverske firme od koje ste nabavili program, i njih vam najčešće šalju i-mejlom.

Unapređenja
Dobar proizvođač softvera će povremeno unapređivati svoj program, dodajući u njega nove funkcije ili jednostavnije komande i procedure. Najčešće ova unapređenja nastaju po zahtevu korisnika, iz prakse. To znači da ovakav program vremenom ne zastareva, već postaje sve korisniji.

Program održavanja
Usluge podrške, održavanja i unapređenja ponudiće vam firma od koje ste nabavili svoj poslovni softver u formi takozvanog programa održavanja softvera. U njemu će precizirati šta je sve njihova obaveza, šta program pokriva a šta se eventualno doplaćuje. Takođe, preciziraće rokove u kojim će početi da rešavaju vaš problem (odmah, u toku dana, za 24h itd), na koji način (dolaskom kod vas, telefonom, i-mejlom, ili daljinski – funcijom remote desktop). Predlažem vam da ovakav program održavanja ozbiljno razmotrite i, po mogućstvu, prihvatite. To će povećati vašu stabilnost u korišćenju softvera i samim tim i u poslovanju.

Ugovor o održavanju
Preporučujem da, ako se odlučite za usluge održavanja, obavezno potpišete ugovor sa firmom koja vam pruža tu uslugu. Ugovor precizira obaveze obe strane, kao i načine na koje se saradnje obavlja. Najčešće važi godinu dana. Vaše obaveze u ugovoru podrazumevaju procedure kojima prijavljujete problem, dozvole operaterima da pristupe vašem računaru, kao i plaćanje određene cene za ove usluge.

Cene
Cene održavanja softvera variraju u zavisnosti od vrste i složenosti softvera koji koristite, ali nisu zanemarljive. Za programe koji se najčešće koriste u maloprodaji i veleprodaji, kreću se do nekoliko desetina evra mesečno po računaru.

Može li se i bez održavanja?
Naravno, i tada ćete imati pravo na popravke i zakonske promene. Međutim, u slučaju tzv incidenata moraćete da platite podršku. Takođe, vodite računa o tome da sve kompanije koje pružaju uslugu podrške poslovnog softvera uvek daju prednost klijentima sa kojima imaju ugovor o održavanju; može se desiti da, ako niste među njima, malo duže sačekate rešenje svog problema. I, iako sigurno možete da poslujete i bez unapređenja programa koje biste dobijali da ste u programu održavanja, razmislite da li time gubite određene prednosti nad konkurencijom koja ta unapređenja dobija.