U prirodi mog posla je da često razgovaram sa vlasnicima i direktorima maloprodajnih preduzeća. Naravno, tema naših razgovora je uvek upotreba kompjutera u maloprodaji, i načini na koji dobar kompjuterski program može da olakša, ubrza ili pojeftini rad. Iz tih razgovora sam naučio ovo: kada razmišljaju o funkcionalnostima maloprodajnog softvera, vlasnici i menadžeri radnji prvenstveno imaju na umu pomoć softvera prilikom unosa i promena podataka, kao i pomoć prilikom same prodaje. Drugim rečima, ono što oni očekuju da dobiju od dobrog maloprodajnog programa su dve funkcionalnosti: da im smanji greške (prilikom unosa i promene podataka), i da im uštedi vreme (vreme potrebno za obavljanje svih tih procesa, kao i dragoceno vreme na kasi – da se smanji čekanje mušterija).
Ono na šta bih želeo da skrenem vašu pažnju je treća, jednako važna funkcionalnost dobrog softvera – mogućnost pružanja obilja kvalitetnih informacija o poslovanju, mogućnost izveštavanja.
Zašto je potrebno imati dobre izveštaje o poslovanju?
Dobar kompjuterski program zapamti bukvalno svaku akciju koja je u njemu izvedena. To nam omogućava da o svom poslu imamo ogromnu količinu podataka. Međutim, da bi se u tom moru podataka snašli, potrebno je te podatke organizovati na ispravan način, isfiltrirati ono što nam je važno, i predstaviti ih na pregledan način. To je proces kojim od gomile podataka nastaju za nas korisne informacije, koje nam se prezentiraju u formi različitih poslovnih izveštaja.
Za šta nam služe ti izveštaji? Pre svega, pojačavaju našu sposobnost sagledavanja situacije i brzog snalaženja u trenutnim uslovima na tržištu. Drugim rečima, ukazujući nam na šanse ali i na opasnosti u našem trenutnom poslovanju pomažu nam u procesu donošenja poslovnih odluka. Zatim, tako proveravamo da li se poslovne odluke koje smo ranije doneli realizuju na način na koji smo projektovali. Takođe, obezbeđuju nam parametre za donošenje ispravnih dugoročnih strategija. Ovaj proces prikupljanja informacija putem softvera i donošenja odluka na osnovu njih ima i svoj naziv – poslovna inteligencija.
Kakvi izveštaji postoje?
Najbrojniji izveštaji u svakom maloprodajnom softveru su oni o robi. Možemo ih podeliti na osnovne i napredne, gde bi osnovni izveštaji bili: pregled prodaje, marže, vraćene robe, zaliha, kao i kartice artikala. Napredni izveštaji bi, između ostalih bili oni o artiklima na popustu, naručivanju robe, dnevnoj prodaji, o artiklima bez prodaje, izveštaj o statistici prodaje (u procentima, po danima ili po satima). Vrlo važni i često korišćeni su i izveštaji o finansijama: dnevni izveštaj prodaje, izveštaj o pazaru po sredstvima plaćanja, o porezima, o potraživanjima/dugovanjima kod kupaca i dobavljača. Dobar primer naprednog finansijskog izveštaja je izveštaj o nerealizovanim čekovima (ako se roba prodaje na odloženo). Izveštaji se prave i o ponašanju naših kupaca, zatim o dnevnom, nedeljnom i mesečnom učinku naših zaposlenih prodavaca, itd.
Izveštaj mora da bude po vašoj meri
Dobar program za maloprodaju će vam pružiti mogućnost da svoje izveštaje podešavate, tražeći baš one informacije koje vam trebaju. Trebalo bi da možete da tražite bilo koji od izveštaja za period koji sami zadate (od-do), po datumu ili čak po satima; da možete da tražite svaki izveštaj za sve artikle ili samo one koji vas trenutno zanimaju (da ih selektujete po grupama, ili po imenu ili šifri); da pratite izveštaj o finansijama po svim sredstvima plaćanja (npr. samo keš), itd. Ova mogućnost podešavanja izveštaja po svojim potrebama je izuzetno važna. Jer, bez obzira koliko bili slični, svaki biznis ima i samo svoje specifičnosti i prioritete. A dobro poslovno izveštavanje to obavezno mora da podrži.
Da li se vi bavite maloprodajom? Kako se snalazite sa podacima o poslovanju koje dobijate? Koji izveštaji su vam najvažniji?
Ovaj tekst je objavljen i u magazinu InStore, pod naslovom “Poslovna inteligencija”.