Pod dobrom oganizacijom magacina podrazumeva se sa jedne strane efikasno skladištenje (da roba bude logično složena, pristupačna i da se zna gde se koji artikal u magacinu nalazi); sa druge strane da u svakom trenutku postoji informacija šta se u magacinu od artikala nalazi (stanje zaliha).

Dobar softver može značajno da olakša rad i organizovanje magacina. Zavisno od veličine firme, taj rad se može poveriti različitim tipovima trgovačkih softvera.

Softver za magacin za jednu radnju ili STR

U ovom slučaju, kada postoji samo jedan MP magacin, o njemu vodi računa maloprodajni softver, koji je zadužen da obavlja sve MP funkcije u objektu. Maloprodajni softver svu robu vidi kao jedan magacin, bez obzira da li je izložena u radnji ili je u magacinu. Svoje izveštaje o stanju zaliha, itd daje za ukupne količine robe. Dobar softver bi trebalo da vam pruži i sledeće mogućnosti: izveštaje i samo po izabranim grupama artikala, kao i određivanje za svaki artikal tzv minimalne količine.

Softver za magacin za mali i srednji lanac MP objekata

Za vođenje preduzeća od pet i više MP objekata koristi se složeniji poslovni program, takozvani ERP. To je softver koji će voditi računa i o svim magacinima u okviru preduzeća. Ovaj program maloprodajne podatke o artiklima (prodatim, vraćenim, lom, itd) dobija od maloprodajnih programa iz radnji. Tada ERP svaki MP objekat posmatra kao jedan magacin, i vodi računa o stanju artikala u svakom. Takođe, tu je i glavni, najčešće nazvan veleprodajni ili nabavni magacin preduzeća. I ovaj magacin ERP posmatra kao još jedan magacin u sistemu.
Dobar ERP će biti u stanju da u svakom trenutku da podatke o stanju u svakom od magacina, kao i zbirne podatke o ukupnom stanju zaliha na nivou preduzeća. U ovom programu se i prave svi nalozi koji se tiču manipulacije robom – nalozi za prebacivanje robe iz jednog u drugi magacin, otpremnice, povraćaji dobavljaču i sve ostalo.

Za ova dva režima rada karakterističan je manje-više manuelan način manipulacije robom – artikli se najčešće ručno raspoređuju po nekom redosledu ili šablonu. O tome vodi računa poslovođa u MP, ili glavni magacioner u VP magacinu. Za relativno male količine robe, ovakav pristup je dovoljno dobar.

Veliki lanac posluje drugačije.

Softver za magacin za veliki maloprodajni lanac

I u ovom slučaju se posao organizuje uz pomoć ERP softvera, i sistem rada je isti što se tiče maloprodaje – maloprodajni programi šalju ERP-u podatke o artiklima. Razlika je međutim u organizaciji rada VP magacina.
Ovaj magacin mora da ispuni dva važna zadatka: mora da skladišti i obezbedi svakodnevni ulaz-izlaz ogromnim količinama robe. U ovakvom režimu rada ručne metode manipulisanja i evidencije robe mogu da dovedu (a često i dovode) do strašne zbrke. Zato je za rad velikih magacina potrebno koristiti i poseban magacinski softver.
Dobar magacinski program (ili WMS) najčešće koristi i prenosne skenere bar-koda, koji pri prijemu robe omogućavaju da se automatski pamti lokacija na koju je smeštena. Takođe, prilikom isporuke robe, može da uputi magacionera na tačno mesto gde se roba nalazi vodeći ga optimalnom putanjom i time znatno ubrza njegov rad.
Ovi bar-kod čitači mogu biti Wi-Fi (bežično) povezani sa računarom u magacinu, čime se rad dodatno olakšava.

Uvođenje WMS programa je prilično skupo; međutim, važnost problema koji rešavaju, kao i uštede koje omogućavaju, čine da se za veće preduzeće ovakvo ulaganje brzo isplati.