Poštovani trgovci, dobar dan!

Ovaj vodič sastavljen je da odgovori na sve vaše trenutne softverske potrebe u trgovini, kao i na one za koje još niste svesni da imate! Na SVA bitna pitanja, OVDE ćete pronaći odgovor – bilo da želite da nadogradite postojeći poslovni softver ili tražite odličnu osnovu za posao koji tek pokrećete. Ostanite uz nas do kraja ovog vodiča. Posle čitanja ovog dokumenta, sigurni smo da će jedno od Vaših pitanje biti – “Kako je moguće da nisam znao za ovako nešto?”

Iako smo mnogo puta unazad odgovorili na ovo ključno pitanje, ovog puta nam je namera da otklonimo sve nedoumice, u pogledu potrebe za POS maloprodajnim softverom.

Da počnemo onda. Pored svima očiglednog – omogućava vam da lakše obradite prodajne procese u vašim maloprodajnim objektima, a presudne su zapravo dodatne funkcije.

Savremeni POS softver stavlja vam na uvid sve aspekte poslovanja, od praćenja zaliha i prodaje, nivelacija, kalkulacija, kao i raznih evidencija i dokumenata – sve sa jedne lokacije u realnom vremenu!

Znate za pravilo da ako nešto radite ručno (npr. papir i olovka), da ćete na svakih 100 stavki napraviti bar 3-4 greške. A šta ako imate 2.000, 5.000, 15.000,… artikala? Pa sami izračunajte broj greški i vremena potrebnog za unos i ispravljanje istih. Dakle, cilj kvalitetnog POS softvera treba da bude da vam smanji broj grešaka, ubrza poslovanje i olakšava pretragu podataka koje prikupljate kroz poslovanje.

Ovo su ključne stavke na koje ćete morati da obratite pažnju. Doduše, jedino jednostavnije od čitanja ovog priručnika je da nas nazovete i da prođemo sve korake zajedno. Ali za sada, pregledajte ove korake i zajedno pronađimo najbolje rešenje za Vas:

1. TAČNO ODREDITE VAŠE POTREBE – Šta, kada, koliko… želite?

U ovom delu ćemo vam pomoći da identifikujete sve mogućnosti, funkcije i usluge koje koristite za upravljanje svojom trgovinom, važne stvari kao popis i upravljanje odnosima sa klijentima. I u vezi sa time – Da li znate koja su jedinstvena rešenja koja nudi Smart POS?

• Evo nekoliko praktičnih koraka: Ako svoj posao radite ručno, razmislite o tome koliko bi vremena bilo potrebno za vas i vaše osoblje da naučite i prilagodite se softveru. A šta ako već imate POS u maloprodaji i možda mislite o nadogradnji? U tom slučaju nabrojte karakteristike i funkcije koje vam nedostaju u trenutnom softveru i uzmite u obzir sve probleme koji ste imali sa njim. Istražite i koje dodatne funkcije se nude na tržištu i koju korist bi imali od njih.
• Koja poboljšanja su Vam potrebna? Da li postoje složene operacije u vašem poslu koje treba pojednostaviti? Razmislite i o njima. Najbolje je da razgovarate i sa vašim zaposlenima i iskoristite i tu informaciju. Koji novi softver ili nadogradnje mogu da poboljšaju produktivnost i efikasnost kod Vašeg osoblja?
• Na kraju, osluškujte potrebe vaših klijentata/kupaca. Pitajte ih, kako možete u vašim prodavnicama, njihovu kupovinu učiniti još boljom i prijatnijom.

2. DA LI VAM JE POTREBAN HARDVER – Računar ili abakus?

Neki POS softveri zahtevaju da kupite nov hardver, unapredite postojeće računarske konfiguracije ili izdvojite dodatna sredstva za noviji operativni sitem,… Dok drugi rade sa Vašom postojećom opremom. Koja će biti prava stvar za vas i što je najbitnije – da li i koliko novca morate izdvojiti?

Upoznajte se sa opremom sa kojom trenutno raspolažete. Ako je nemate, sastavite listu zahteva po objektima u kojima ćete ih instalirati. Konsultujte se Vašim potencijalim dobavljačima.

Pored hardvera koji je neophodan, možete razmotriti opremu koja vam nije neophodna za početak. U zavisnosti od prirode vašeg poslovanja, moguće je da nećete morati da kupiti sve stavke (monitor, čitač karitca, fiskalni printer,…).

• Koji fiskalni printer, pošto ih ima od 300 do 600 EUR. Najčešće će vam više nego dovoljan biti ovaj jeftiniji.
• Koji tip računara, sa touch-screenom ili bez – znajte da je velika razlika u ceni, i to u rasponu od 350 do preko 700 EUR. I u ovom slučaju, jednako dobar efekat možete imati sa jeftinijim modelima.

3. ODREDITE BUDŽET ZA SOFTVER – Koliko vredi kvalitet i pouzdanost?

Nemojte se odmah zastrašiti sa cenama softvera. U većini slučajeva će osnovna verzija ili neka iz srednje klase zadovoljiti sve Vaše potrebe. A razlog tome je vrlo jasan, što je vaša trgovina specifičnija ili što imate više zahteva, u skladu sa time će rasti i cena POS softvera.
Troškovi POS softvera variraju, u zavisnosti od vašeg poslovanja (vrsta trgovine, broj prodavnica, kupaca, artikala, fiskalnih mesta, itd) ali i od funkcija koje su vam potrebne. Uopšteno govoreći, za tradicionalne desktop varijante softvera, cena jednokratne licence po korisniku ili fiskalnom mestu, dolazi u rasponu od 150 EUR do preko 1.000 EUR.

Cene za nešto fleksibilnije korišćenje POS softvera tj. rentiranje na mesečnom nivou, mogu se kretati, sve od 50 EUR do 200 i više EUR mesečno, u zavisnosti od veličine i složenosti vašeg poslovanja.

Vaš izbor, da li da idete sa jednokratnom naknadom za licenciranje ili kroz model mesečnog rentiranja, zavisiće od prirode vašeg poslovanja i budžeta sa kojim raspolažete.

• JEDNOKRATNI MODEL je dugoročno isplativiji i može Vas osloboditi mesečnih troškova, pogotovu ako planirate da se ovom delatnošću bavite duže od 12-24 meseci.
• MESEČNI MODEL s druge strane, nudi prilagodljivije rešenje onima koji nemaju previše novca za inicijalnu investiciju i spremni su da plate više na duže staze. Međutim, nakon nekog vremena, sa svakom novom mesečnom ratom umesto da imate svoj softver, vi ćete i dalje plaćati njegovu rentu, čime uveliko postaje skuplji od jednokratne licence. Takođe, i oni koji ne mogu da naprave procenu koliko će se baviti tom delatnošću, niti neku projekciju troškova, često prihvataju ovakav model upotrebe POS softvera.

Prilikom određivanja Vašeg budžeta, ne razmišljajte samo o tome koliko ćete potrošiti. Takođe imajte u vidu koliko ćete uštedeti sa novim POS sistemom. I zapamtite, da nadogradnja POS može da poveća efikasnost i uštedi i vreme i novac, tako da ako ste odabrali pravi za Vaše poslovne potrebe, videćete da će u toku rada sam sebe isplatiti više puta!

4. POGLEDAJTE I UPOREDITE VIŠE REŠENJA – Želite pomoć prijatelja?

Koliko Vašeg vremena ste spremni da uložite u istraživanje POS softvera dostupnih na tržištu? Izuzetno važan deo u čitavom procesu, gde morate da dobijete neku povratnu informaciju iz Vaše industrije i upoznati se sa iskustvima sličnih trgovaca. Ako bi ovaj korak bio poput popularnog TV kviza, trebali biste da pozovete i konsultujete prijatelja ili pitate publiku.

Razgovarajte sa drugim trgovcima u Vašoj industriji i o njihovim POS softevra i pitajte ih kako radi za njih. Pretražite Internet, kao sjajan izvor svih informacija i pogledajte sajtove i ponudu raznih POS prodavaca. Takođe, možete se obratiti LinkedIn-u. Započnite diskusiju u relevantnim grupama i pitajte svoje kolege trgovce o POS rešenjima koja preporučuju i zašto.

• Pozovite POS prodavace i pitajte ih o njihovim proizvodima, uslugama, referencama i o firmi uopšte. Vaš budući softverski provajder ne treba da RADI ZA VAS, već da RADI SA VAMA – imajte to na umu. Obratite pažnju na radne sati podrške i efikasnost iste, mada to i ne mora da bude presudno. Ako imate maksimalno pouzdan softver, Vaša potreba za podrškom će se vremenom smanjivati ili postati gotovo nepotrebna.
• Pored toga, možda ćete želeti i da pitate o njihovim stručnim oblastima i godinama koje su proveli u poslu, razvijajući rešenja baš za Vašu industriju. Takođe, proverite i koje su vam opcije za praćenje tržišnih promena i unapređenje vašeg softvera.
• Očigledno, ako za pojasom imaju više godina u toj oblasti i njihova rešenja koriste druge kompanije u Vašoj industriji, to je bolje za vas, jer znate da ćete raditi sa kompanijom koja zna šta radi.

Onda se vratite na informacije prikupljene u prva tri koraka ovog vodiča i napravite uži izbor POS sistema koji ispunjavaju vaše zahteve u pogledu mogućnosti, funkcija, usluga, kompatibilnosti i troškova. Ograničite svoj izbor na tri do četiri POS dobavljača da bi lakše doneli odluku.

5. ISPROBAJTE POS SOFTVER – 3,2,1…Polećemo!

U ovom trenutku, kada već znate šta su i kako funkcionišu POS softveri na papiru, vreme je da ih vidite i u svakodnevnom radu. Potrebno je da znate da li softverska rešenja odgovaraju baš Vama, odnosno da li imaju sve ono što Vam treba u smislu brzine, preciznosti, lakoće korišćenja i neophodnih funkcionalnosti.

• Najlakši način da to utvrdite je da tražite reference od POS prodavaca koje ste uzeli u razmatranje. Zakažite prezentaciju ili pogledajte koje kompanije već koriste njihova softverska rešenja. Većina POS prodavaca dozvoliće kupcima da isprobaju softver besplatno, tako da mogu da ga vide iz prve u radu.
• Obratite pažnju na brzinu, funkcionalnost, i razumljivost za Vas i Vaše prodavce, koji će svakog dana raditi na njemu. Vidite da li odgovara Vašim potrebama, potrebama vaših zaposlenih, kao i vašim klijentima? Takođe, ako razmišljate o prelasku sa starog na novi POS softver, razmislite o tome kako će se odvijati proces tranzicije na novi POS.
• Kako teče proces prenošenja podataka o klijentima, proizvodima, dobavljačima, itd? Pitajte druge trgovce kako su to uradili ili zahtevajte demonstraciju od procesa POS prodavaca.

6. SOFTVER PREMA SPECIFIČNIM POTREBAMA – Krojeno za Vas

Dakle, ukoliko ste pratili sve gore navedene korake sada biste već trebali da imate odabranog POS dobavljača i sav potreban hardver i softver za porketanje posla. Dolazimo do narednog koraka kada je vreme da podesite sistem i spremite se za početak rada. Glavni savet je, da što ozbiljnije pristupite ovoj fazi, bolje rezultate ćete ostvariti u budućnosti. Gledajte da odvojite potrebno vreme i čak potražite pomoć da dobijete pravu stvar.

Nemojte nikako brisati podatke iz starog softvera, ako prelazite na novi. Pre nego što počnete, pripremite CSV, XLS,… fajlove sa informacijama o Vašem inventaru i bazom kupaca, jer će biti potrebno da ih uvezete u novi sistem. Takođe, slobodno recite koji su to ostali podaci koje biste želeli da zadržite.

• Vreme potrebno za inicijalni uvoza artikala i ostalih Vama bitnih podataka, može varirati u zavisnosti od POS rešenja, kao i od veličine i specifičnih zahteva Vašeg poslovanja.
• POS dobavljač će instalaciju sprovesti u dogovoru sa Vama. Tačno utvrdite rokove u kojima želite da posao bude obavljen. Najčešće, čitav proces može biti završen 2-5 radnih dana, u zavisnosti od veličine Vaše firme. Ako vam je potrebna dodatna pomoć, neka vas detaljno provedu kroz proces da se uverite da ste dobili sve u skladu sa očekivanjima i prema dogovoru.

I na kraju, da li je potrebno reći, da ako postoji bilo šta što Vam nije jasno ili smatrate da ste propustili da pomenete – SLOBODNO PITAJTE. Verujte Vašem POS dobavljaču, jer ako ste već stigli do ovog koraka, stigli ste sa razlogom. To znači da ste utvrdili i dogovorili sve korake ka konačnoj implementaciji Vašeg novog sistema, kao i postoji odnos poverenje između svih strana, i da su rešenja odgovarajuća.

7. UPOTREBITE VAŠ POS SOFTVER 100% – Gas do daske

Sve ste završili. Instalitrano je. Počeli ste sa radom. Spremno dočekujete svoje kupce. Sada kada imate svoj novi POS sistem koji radi, vreme je da zajedno pronađemo način kako da u potpunosti iskoristite Vaše nove resurse. Pogledajte u svim aplikacijama, dodacima, modulima ili u hardveru gde možete da unapredite Vaš POS i učinite život lakšim.

• Razgovarajte sa svojim dobavljačem, i recite im kako koristite svoj POS i proverite da li postoji više načina da iskoristite novi poslovni potencijal.
• Takođe je dobra ideja, da za početak doživljavate svog dobavljača ne samo kao običnog prodavca neke usluge ili proizvoda. Potrudite se i da uspostavite kvalitetniji odnos. Ponovo se vraćamo na gore pomenuto – RADITE SA NJIMA. Razmišljajte dalje i gledajte ih kao dugoročnog partnera koji vam može pomoći da proširite svoje poslovanje i stručnost.

Nemojte ih samo kontaktirati i tražiti tehničku pomoć. Raspitajte se o besplatnim resursima koji imaju za svoje klijente. Kakve obuke nude? Da li imaju dodatna rešenja za unapređenje Vaših trgovina? Nude li savete, nastale kao plod višegodišnje prakse? Da li imaju svoju blog stranu koja sadrži korisne vesti i preporuke? U svakom slučaju, ništa Vas ne košta da pitate.

8. USPEŠNO POSLOVANJE – Nema cenu, zar ne?

Iako Vam sve pobrojane stavke mogu izgledati kao da traže previše vremena za analizu, prednost pronalaska pravog POS je više nego vredna toga. Dobar POS, će bez ikakave sumnje uštedeti vreme, novac i obaveštavati vas o tome kako vaš posao funkcioniše, da bi donosili bolje odluke. I to prave odluke, utemeljene na realnim i preciznim informacijama iz poslovanja. Olovku i papir ostavite za pisanje čestitki, a Vaše poslovanje oslonite na POS softver. A sve to ukupno, naravno, omogućava Vam da posvetite više vremena i pažnje Vašim klijentima i rastu kruga potrošača.

Srećno i uspešno poslovanje!

LOGOSOFT