U vremenu kao što je ovo u kom poslujemo, kada se ne sme olako propuštati nijedna prilika da se održi korak sa konkurencijom (ili se ostvari prednost nad istom, zašto da ne?) verovatno je da ste više puta čuli savet da, ako nemate računare u maloprodaji, iste obavezno uvedete, ili ako imate računare sa zastarelim maloprodajnim programima – da ih modernizujete.

U ovom tekstu ćemo dati tri razloga da takav savet poslušate.

Prvi razlog: Automatizacija svih procesa

Velika ušteda vremena i povećanje tačnosti ostvaruje se prilikom unosa i promena podataka, ako se te akcije obavljaju uz pomoć računara.

Uzmimo za primer situaciju koja se u maloprodaji događa vrlo često – prijem robe. Ako je moguće da uz robu dobijemo prateće dokumente u elektronskom obliku (na disku ili preko elektronske pošte), onda je proces kalkulacije – prijema robe moguće obaviti bukvalno u jednom potezu. Mi ćemo dokument o robi koja nam je stigla učitati u naš maloprodajni program, a on će po tom dokumentu promeniti stanje zaliha, izračunati marže i prosečne cene, itd.

Dakle, proces kalkulacije koji je bez računara trajao dugo, uz pomoć računara završava se praktično u trenutku. A osim uštede vremena, postiže se još jedan pozitivan efekat – izbegava se mogućnost pojave grešaka, odnosno pogrešnih unosa, koji su vrlo česti kod ručnog ukucavanja.

Isti efekti postižu se i prilikom ostalih promena podataka, kao što je promena cena – nivelacija, ili popis i usaglašavanje stanja u magacinu, povraćaji robe, prenos robe iz jedne radnje u drugu, izrada narudžbenica, itd.

Drugi razlog: Izveštavanje

Ono što je vrlo važno je to što program pamti bukvalno sve podatke, sve promene i sve akcije koje su u njemu ikada izvedene. To otvara fantastične mogućnosti: ti se podaci mogu iskoristiti za pravljenje velikog broja različitih izveštaja; ti izveštaji se mogu odnositi na bilo koji segment procesa maloprodaje. Pomenuću samo najčešće korišćene.

Izveštaji o artiklima: vrlo korisni izveštaji su oni o prodatim artiklima, ili o stanju zaliha, ili o artiklima prodatim sa popustom.

Dobar program za maloprodaju će omogućiti da se zadaju tačni parametri po kojima želimo izveštaj – po datumu (od-do), ili čak po satima; da vidimo samo neke artikle ili grupe artikala – po šifri ili po nazivu; da vidimo samo artikle koji su učestvovali u specifičnim procesima: npr artikli prodati sa popustom, ili vraćeni artikli. Sve kriterijume možemo i kombinovati.

Izveštaji o novcu: izveštaji mogu biti o ostvarenom prometu, o sredstvima plaćanja (keš-kartica-čekovi), o prometu za određenu grupu artikala, porezima, dugovanjima/potraživanjima, itd.

Treći razlog: Knjigovodstvo

Svi podaci koje program pamti mogu da se iskoriste i za pripremu dokumenata za knjigovodstvo. To znači da će dobar program za maloprodaju uvek imati spremne sve potrebne obrasce, potpuno ažurne – uključujući i prodaju koja se desila pre par sekundi.

Dokumenta se mogu odštampati na štampaču i poslati knjigovođi. A kako većina knjigovođa ima svoje programe za knjigovodstvo, ova im se dokumenta mogu poslati i elektronskom poštom ili na disku, i tako ovaj deo posla učiniti zaista lakim.

Ono što nijedan maloprodajni program ne može da uradi umesto vas je da donese poslovne zaključke i odluke. To ćete naravno morati sami. Ali, ako uštedite svoje vreme i smanjite greške u sistemu (automatizacija) i obezbedite sebi kvalitetne informacije (izveštavanje), taj zadatak i ne mora da bude težak.
Ovaj tekst je objavljen i u magazinu InStore, pod naslovom “Štedi vreme i smanjuje greške”.