Postoji jedna oblast u kojoj je dobar kompjuterski program nenadmašan. I to vrlo zanimljiva oblast za svakog preduzetnika, jer omogućuje da se ostvari povećanje zarade bez dodatnog ulaganja novca.

To je oblast optimizacije, procesa kojim poboljšavamo učinak sredstava (ili resursa) kojima već raspolažemo: naših zaposlenih, naše robe, finansija. Povećanje zarade kroz optimizaciju je tajna uspeha mnogih radnji i preduzeća sa kojima sarađujem, a svima je zajedničko jedno: optimizacije koje su izvršili bazirane su na paketima kvalitetnih informacija, dobijenih iz maloprodajnog softvera.

Kako započeti optimizaciju

Optimizacija radnog vremena prodavaca je veoma važna, a istovremeno i relativno laka za izvođenje, tako da predlažem da počnete od nje.

Ova optimizacija se može izvesti korišćenjem dve jednostavne a vrlo korisne funkcije dobrog programa za maloprodaju: evidencije radnog vremena i brojača poseta. Kombinovanjem podataka koje nam ove dve funkcije nude, možemo steći bolji uvid u frekvenciju poseta radnji i prodaja u odnosu na aktivnosti naših zaposlenih, i samim tim ih bolje organizovati. Ovi podaci nam mogu dati tačnu sliku o tome kada je u našoj radnji najveća poseta – po minutima i satima, i to za svaki dan u nedelji; kada su najveći pazari ili kada su periodi sa najvećim brojem pojedinačnih kupovina – i da li se ovi periodi poklapaju sa najvećom posetom ili ne. I ono što je za nas vrlo važno – šta u tim (a i svim ostalim) periodima rade naši zaposleni?

Na primer, ako nam izveštaji kažu da na primer imamo odličnu prodaju u nekom periodu, dok su oba naša prodavca aktivna, a da prodaja značajno pada baš u trenutku kada jedan od prodavaca odlazi na pauzu ili u magacin, onda bismo optimizaciju počeli tako što bi tog prodavca zadržali na prodaji i tako malo produžili period u kome je prodaja odlična. Prodavac bi druge aktivnosti mogao da obavlja u periodima kada je poseta i prodaja slabija – a na te periode će nam takođe ukazati naši izveštaji.

Šta je evidencija radnog vremena?

To je deo programa za maloprodaju koji pamti sve aktivnosti koje su radnici u prodavnici obavljali za vreme radnog dana. Funkcioniše jednostavno: u softveru su unapred definisane sve aktivnosti koje zaposleni obavlja tokom radnog vremena: najčešće su to prodaja, rad u magacinu, utovar/istovar ili prijem robe, administracija i pauza. Softver takođe pamti i sve naše zaposlene.

Za unošenje podataka o aktivnostima zaposlenih zadužena je jedna osoba po smeni – šef smene. Kada zaposleni započne neku od delatnosti, šef smene će u softveru „kliknuti“ prvo na ime zaposlenog, a zatim i na aktivnost. Program će to automatski povezati sa vremenom u kome se aktivnosti događaju, izračunati njihov početak, a kasnije i kraj i trajanje. Iako ovakvi programi rade u tzv „realnom vremenu“, podaci koji se preskoče se mogu i naknadno upisati.

Moram da napomenem i ovo: pored toga što ovaj program obezbeđuje važne informacije za vas, on takođe utiče i na ponašanje vaših zaposlenih, popravljajući njihovu radnu disciplinu. Takođe, program vam pomaže i u nagrađivanju zaposlenih, jer omogućava izračunavanje bonusa, provizija, naknada za prekovremeni rad.

Šta su brojači poseta?

To su elektronski uređaji sa senzorima koji se postavljaju na ulaz radnje, i broje svaki ulaz i izlaz mušterije. Time nam omogućuju podatke o tome koliko je kupaca bilo u radnji u svakom trenutku. Postoji više različitih vrsta ovih uređaja na tržištu, ali svi vam mogu pružiti ovu informaciju (a neki i mnogo više). Ova vrsta softverske pomoći može već kod preduzetnika sa jednom do dve radnje doneti iznenađujuće dobre rezultate, dok bi kod srednjih i velikih prodajnih lanaca trebalo da je obavezna.

Da li ste sprovodili ovaj proces u svom preduzeću? Kakva su vaša iskustva?

Ovaj tekst je objavljen i u magazinu InStore, pod naslovom “Veća zarada, bez ulaganja”.